Hầu như tất cả các chương trình xử lý văn bản đều có tính năng kiểm tra chính tả, một từ điển đồng nghĩa, một bộ kiểm tra lỗi ngữ pháp, và nhiều tính năng khác đã được nêu trong phần trước. Ngoài ra, nhiều chương trình xử lý văn bản còn cung cấp một số tính năng cao cấp hơn như được nêu dưới đây.
1. Các công cụ hiệu chỉnh đặc biệt
Nhiều chương trình xử lý văn bản cung cấp các công cụ hiệu chỉnh đặc biệt giúp dễ dàng hiệu chỉnh hay viết theo nhóm. Các công cụ này cho phép bạn tạm thời chèn hay xóa text, tùy thuộc vào sự đổng ý của tác giả, hoặc chèn các lời nhận xét vào text hiển thị trên màn hình nhưng bỏ qua khi bạn in.
2. Sử dụng style
Phần lớn các chương trình xử lý văn bản cho phép bạn tạo và sử dụng style – các kiểu định dạng khoảng cách dòng, lề, và kiểu in có sẵn. Nhiều chương trình xử lý văn bản cấp cao cho phép bạn tạo các site cho nhiều loại tài liệu khác nhau. Một số còn có các style cài sẵn – chẳng hạn cho các thư mục hay biên bản.
3. Các tính năng phác thảo
Một số chương trình có tính năng phác thảo cho phép bạn phác thảo và sau đó tinh chỉnh toàn bộ cấu trúc của một tài liệu. Bạn có thể tạo một bản phác thảo sơ khởi với các tiêu đề và một hay nhiều cấp độ của tiêu đề con và sau đó sắp xếp lại các tiêu để này thường chỉ bằng cách dùng chuột để rê. Một số tính năng phác thảo còn cho phép bạn mở rộng một phần hay toàn bộ bản phác thảo – để hiển thị các tiêu đề con và nội dung mô tả – và thu nhỏ chúng để bạn chỉ xem các tiêu đề.
4. Tạo một Index
Nhiều chương trình cho phép bạn đánh dấu các từ hay cụm từ mà bạn muốn đưa vào một index và sau đo tạo một index của các từ đó, với số trang của chúng.
5. Tạo mục lục
Trong một số chương trình, bạn có thể đánh dấu các tiêu đề mục trong tài liệu và sau đó tự động tạo một mục lục, với các tên mục và các trang mà chúng xuất hiện trên đó. Các số trang này được cập nhật khi bạn sửa đổi tài liệu.
6. Tự động đánh số dòng
Các chương trình nhất định có thể tự động đánh số các dòng trong một tài liệu, một tính năng có thể rất hữu ích trong việc tạo các tài liệu pháp lý.
7. Tạo macro
Một số chương trình xử lý văn bản cho phép bạn tạo macro, ghi một loạt các thao tác nhấn phím và mở lại chúng bất kỳ khi nào bạn thích. Bạn có thể sử dụng macro để tự động hóa các bước mà bạn lặp lại thường xuyên – chẳng hạn, để nhập phần kết thúc cho các thư kinh doanh.
Ghi chú
Thế nào là một font?
Font có nghĩa là một tổ hợp nhất định của kiểu chữ và kích cỡ point (mặc dù một số người sử dụng thuật ngữ này để chỉ kiểu chữ, bất kể nó có kích cỡ nào). Font Arial 12-point có nghĩa là kiểu chữ Arial và có kích cỡ là 12 point. (Một point = 1/ 72 inch.) Người ta thường sử dụng các font có kích cỡ point lớn hơn cho tựa hay các tiêu đề trong một tài liệu và đôi khi sử dụng các kiểu chữ khác nhau cho các thành phần khác nhau trong tài liệu. Chẳng hạn trong cuốn sách này, kiểu chữ được sử dụng trong tiêu đề ở đầu mỗi trang khác với kiểu chữ được sử dụng trong nội dung.
Bạn không cần học mọi thứ
Ít khi có người nào thật sự học hay sử dụng tất cả các tinh năng mà chương trình xử lý văn bản cung cấp. Trong vô số tính năng của các chương trình xử lý văn bản, phần lớn mọi người chỉ học một vài tính năng mà họ cần và bỏ qua các tính năng còn lại. Chẳng hạn đối với bạn, tính năng hay nhất về chương trình xử lý văn bản có thể là tính năng kiểm tra chính tả hay tính năng trộn và kết hợp các font.
Bàn thêm về macro
Một số chương trình xử lý văn bản cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ lập trình macro để tạo các macro phức tạp hơn. Bạn có thể tạo bằng cách ghi.
AutoCorrect
Một số chương trình xử lý văn bản có tính năng AutoCorrect có khả năng chỉnh sửa các lỗi gõ nhập và các từ sai chính tả. Thậm chí bạn có thể bổ sung các từ mà bạn thường viết sai chính tả vào danh sách các từ được chỉnh sửa tự động.
